Accord de traitement des données

1. Objet et durée

Le Sous-traitant traite les données personnelles enregistrées dans l'Espace du Responsable du traitement uniquement pour fournir le Service décrit au contrat, pendant toute sa durée et jusqu'à la suppression des données prévue à l'article 9.

2. Description du traitement

• Finalités : gestion des réservations, des séjours et de la clientèle ; restauration, bar, blanchisserie et autres prestations ; facturation, encaissements et comptabilité ; gestion du personnel, plannings et paie ; site de réservation et commandes en ligne ; sécurité des accès.
• Personnes concernées: clients et voyageurs de l'établissement, employés et Utilisateurs, fournisseurs et leurs contacts.
• Données: identité et coordonnées, informations de pièce d'identité exigées pour l'enregistrement des voyageurs, séjours, commandes et préférences, paiements (sans numéro de carte bancaire, traité le cas échéant par Stripe), données de paie et de contrat de travail, journaux de connexion et d'actions.
• Opérations: enregistrement, conservation, consultation, modification, envoi de documents (emails, WhatsApp), sauvegarde, export et suppression, à l'initiative des Utilisateurs.

3. Instructions du Responsable du traitement

Le Sous-traitant n'agit que sur instruction documentée du Responsable du traitement : le contrat, cet accord et les actions des Utilisateurs dans le Service. Il l'informe immédiatement s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation. Il n'utilise jamais les données à ses propres fins, ne les vend ni ne les cède.

4. Confidentialité

Seules les personnes du Sous-traitant qui en ont besoin pour assurer le Service ont accès aux données ; elles sont tenues à la confidentialité. L'accès de l'assistance à un Espace est temporaire, motivé, journalisé et visible du Responsable du traitement (conditions générales, article 7).

5. Sécurité

Le Sous-traitant met en œuvre notamment les mesures suivantes :

• une base de données distincte par établissement, inaccessible depuis l'Espace d'un autre établissement ;
• chiffrement des échanges (HTTPS) ; secrets techniques de l'établissement (clés Stripe, WhatsApp) chiffrés en base ;
• mots de passe stockés sous forme d'empreinte ; passkey obligatoire pour les comptes qui gèrent l'équipe ; appareils de travail approuvés ; verrouillage d'écran ;
• droits d'accès par rôle définis par l'établissement, et journal de sécurité des connexions et actions sensibles ;
• sauvegarde quotidienne de chaque base, vérifiée par une restauration à blanc, copiée chiffrée hors du serveur et conservée 35 jours ;
• mises à jour de sécurité régulières et suivi des erreurs techniques sans données de formulaire ni mot de passe.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable du traitement autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés en annexe. Le Sous-traitant leur impose des obligations de protection équivalentes et l'informe au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement ; le Responsable du traitement peut s'y opposer et, à défaut d'accord, résilier sans frais.

7. Localisation et transferts

Les données sont hébergées par [à compléter] ([à compléter]). Certains sous-traitants ultérieurs sont établis hors du Cameroun, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties contractuelles (clauses types) ; le Sous-traitant fournit au Responsable du traitement les informations nécessaires aux formalités qui lui incombent, en particulier l'autorisation de transfert prévue par la loi n° 2024/017 auprès de l'autorité de protection des données.

8. Assistance au Responsable du traitement

• Droits des personnes (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité) : le Service permet de consulter, corriger, exporter et supprimer les données ; le Sous-traitant aide en outre le Responsable du traitement à répondre aux demandes dans les délais légaux.
• Violation de données : le Sous-traitant notifie au Responsable du traitement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles à sa propre notification à l'autorité et aux personnes concernées.
• Analyses d'impact et consultation de l'autorité : le Sous-traitant fournit la documentation dont il dispose.

9. Fin du traitement

À la fin du contrat, le Sous-traitant remet au Responsable du traitement un export complet de ses données (tables au format CSV et fichiers), puis les supprime dans les 30 jours. Les copies de sauvegarde sont effacées à l'expiration de leur durée de conservation (35 jours, 13 mois pour la sauvegarde mensuelle), sauf obligation légale de conservation.

10. Documentation et audit

Le Sous-traitant tient un registre des traitements effectués pour le compte de ses clients et met à disposition du Responsable du traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord. Un audit peut être mené une fois par an, à ses frais, sur préavis de 30 jours, par lui-même ou un auditeur tenu au secret, sans accès aux données des autres clients.

Annexe : sous-traitants ultérieurs